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Encontrar documentos

La utilidad de un sistema de gestión documental depende principalmente de la rapidez con que se encuentra la información requerida por los usuarios. DocuWare permite realizar búsquedas de manera simple y eficiente: los términos de búsqueda se pueden escribir por completo, parcialmente, en combinación o seleccionarse de listas. Es posible combinar búsquedas categorizadas y de texto completo. Cualquier método ofrece resultados en cuestión de segundos y los presenta en una lista que el usuario puede organizar como desee. También es posible representar gráficamente los archivadores de forma jerárquica, en una estructura de árbol. Especialmente práctico: para leer o editar los documentos que aparecen en la lista de resultados no hace falta que la aplicación original esté instalada en el ordenador. El visor universal de DocuWare permite utilizar casi todos los tipos de archivos sea cual sea su aplicación de origen.

Búsqueda de texto completo

La eficaz función de texto completo de DocuWare puede utilizarse con todos los sistemas de base de datos compatibles. Además, puede extraer texto de cualquier documento digitalizado. La búsqueda de texto completo también permite la busqueda parcial de palabras o una combinación de las mismas. Los resultados del texto requerido se resaltan en color en el visor de DocuWare.

Perfiles de almacenamiento y busqueda predefinidos

Los administradores pueden definir para el mismo archivador diferentes diálogos de búsqueda y almacenamiento, además de listas de resultados. En la definición de los diálogos se determinan los campos disponibles y si algunos de ellos están bloqueados y rellenados con un valor preestablecido. Los diferentes diálogos pueden asignarse a funciones o usuarios concretos. Los usuarios trabajan con el diálogo que más se ajuste a su trabajo en DocuWare seleccionándolo desde una lista mostrada en la ventana principal. Esta opción facilita y agiliza el acceso a documentos que se necesitan con frecuencia, por ejemplo contratos o informes de un cliente específico. Documentos relacionados además pueden vincularse en DocuWare. Así, cuando se recupera un determinado documento, la información correspondiente de otros documentos también queda disponible de manera inmediata.

Aumento de la productividad con un botón de búsqueda integrado en la aplicación empresarial que se utiliza habitualmente.

Trabajo desde otros programas

Con el objetivo de facilitar al máximo los flujos de trabajo, se puede acceder y visualizar documentos directamente desde otras aplicaciones. En este caso, DocuWare ofrece el módulo Smart Connect* opcional. Con solo pulsar un botón, las palabras de búsqueda pueden leerse automáticamente desde casi cualquier programa y así recuperar el contenido y los documentos archivados según el contexto. Con un solo clic en la aplicación que utilizan habitualmente, los usuarios recuperarán los documentos relacionados con un proceso determinado. La configuración es intuitiva para que la puedan realizar tanto administradores como usuarios, en función de sus propios requisitos.

Adicionalmente, la integración directa en una aplicación es posible mediante diferentes SDK (Software Developer Kit) para C, COM, Java, Web Services e interfaces .NET, además de la integración en navegadores y una interfaz de SAP homologada.* Nuestros partners también proporcionan interfaces específicas para soluciones locales de ERP.

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