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DocuWare ayuda a automatizar los procesos basados en documentos. Asegura la canalización de documentos a los destinatarios pertinentes y facilita al máximo la configuración de flujos documentales, por ejemplo mediante listas de tareas opcionales y sellos integrados en el sistema. Las listas de tareas pueden definirse y asignarse a usuarios de manera centralizada para su uso integrado en Internet mediante tecnologías web 2.0. De este modo, es posible incorporar personal interno y personas externas a los flujos de trabajo por Internet y, al mismo tiempo, mantener todos los mecanismos de seguridad del archivador electrónico. Los dispositivos móviles también pueden incluirse mediante clientes para Smartphones opcionales.

Control automático con sellos o con módulos adicionales

Los flujos de trabajo se controlan con sencillos sellos de aprobación o denegación, o bien mediante sellos que contienen formularios. La colocación de un sello concreto y la asignación de un valor a un formulario determinan el próximo paso en un flujo de trabajo. Por ejemplo, se define a quién debe enviarse el documento en cuestión. El uso de sellos para controlar los procesos emula los métodos usados en la oficina física y facilita el uso de las aplicaciones. De forma opcional se pueden cambiar los estados de documentos automáticamente con el módulo DocuWare AUTOINDEX* o con el SDK de programación. Esto permite que programas externos influyan en ciertos pasos de un flujo. Task Manager*, un módulo opcional, permite notificar por correo electrónico a los usuarios de la existencia de documentos nuevos en su lista de tareas. Esto suele acelerar los flujos y, sobre todo, mantiene informados a los usuarios remotos o móviles acerca de nuevas tareas.

Transparencia máxima

Además de su facilidad de uso, los flujos de trabajo de DocuWare se caracterizan por su transparencia. El uso de un sello y su formulario asociado registra automáticamente cada paso del proceso con la fecha y el nombre del usuario, añadiendo esta información al documento. De esta forma, todo el proceso puede seguirse en el documento (como si estuviera en papel) de forma comprensible incluso para personas no involucradas en el flujo de trabajo. Dependiendo de las directrices internas, puede optar por hacer visibles o invisibles sellos y otras anotaciones en la pantalla o al imprimirse el documento.