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DocuWare dispone de mecanismos de seguridad para el control interno y para satisfacer requisitos de auditoria y de protección de datos. De este modo, los documentos se protegen durante su vida: desde la importación hasta el archivado a largo plazo en sistemas de almacenamiento protegidos y soportes de solo lectura. DocuWare cumple con diferentes normativas y leyes, tales como la Digitalización Certificada según la AEAT, AO, HIPAA, Basel II y Sarbanes- Oxley. Los periodos de retención y eliminación también se pueden controlar automáticamente.

Acceso a datos y documentos conforme con la ley

DocuWare asegura la posibilidad de acceso a todos los datos necesarios durante el correspondiente periodo de retención legal mediante funciones de exportación. Todos los documentos, así como los datos de la cola de impresión que se importaron automáticamente mediante COLD/READ* o mediante el controlador de impresora de DocuWare pueden reproducirse en formato original desde el sistema.

Derechos de acceso personalizados

El acceso a los documentos se controla de manera estricta según una detallada estructura de autorización compuesta por grupos, funciones y perfiles. De este modo se asegura que empleados, auditores, clientes o proveedores tengan acceso únicamente a los documentos permitidos según su nivel de autorización. El acceso directo a los documentos a través del explorador de archivos del sistema operativo no es posible. Mediante las funciones de registro queda constancia durante años de quiénes y cuándo han accedido a un documento y lo han modificado.

Firma electrónica

DocuWare admite todo tipo de firma electrónica: simple, avanzada, cualificada, reconocida así como marcas de tiempo y firmas manuscritas. Están totalmente integradas en el sistema DocuWare y disponibles para los usuarios autorizados. Proporcionan un sistema adicional para garantizar la integridad y autenticidad de los documentos, así como la identidad de los usuarios.

La gama completa de funciones de seguridad de DocuWare garantiza el cumplimiento de distintas normas que puede haber dentro de una organización.

Gestión de documentos: almacenamiento y acceso controlados