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El rendimiento y la aceptabilidad de un sistema de gestión documental dependen en gran medida de la rapidez y facilidad con que los distintos tipos de documentos, procedentes de fuentes diversas, pueden importarse al sistema y utilizarse. DocuWare centra su funcionamiento principalmente en entornos de oficina estándar y en los procedimientos que los usuarios ya conocen: los documentos llegan a las bandejas electrónicas, que emulan las bandejas físicas de un escritorio. En ellas, los documentos pueden ordenarse y, si hace falta, graparse.

Los documentos se transfieren de las bandejas a los archivadores. Los diversos archivadores conforman el repositorio central, que es el origen del flujo de trabajo en la red y el encargado de controlar todos los documentos. DocuWare ofrece funciones de importación avanzadas que se pueden automatizar con diversas opciones, a fin de garantizar la correcta ubicación para cada documento archivado.

DocuWare presenta una amplia variedad de opciones para importar y procesar documentos, que van de la digitalización de documentos en papel al trabajo compartido y basado en web.

Documentos en papel

Diferentes documentos como la correspondencia entrante y saliente, recibos, notas y otros materiales impresos o escritos a mano pueden importarse con casi cualquier tipo de escáner. DocuWare integra tanto dispositivos sencillos, conectados a una estación de trabajo, como escáneres de alto rendimiento. También es posible integrar directamente escáneres de red y dispositivos multifunción (copiadoras digitales) sin necesidad de usar otro software.

Importación de documentos

Orientado a soluciones: la organización eficiente de un gran volumen de datos y documentos permite aumentar la productividad y el trabajo con el contenido.

Una vez digitalizados, los documentos llegan a las bandejas de DocuWare, para procesarlos y guardarlos en los archivadores. Una opción puede ser usar un módulo adicional para extraer datos directamente de los documentos mediante OCR (reconocimiento de texto) o reconocimiento de códigos de barras durante el proceso de digitalización. Después los documentos se categorizan, indexan y almacenan automáticamente en un archivador.* Además, DocuWare soporta los principales programas de interpretación de documentos mediante interfaces universales.

Archivos de MS Office, CAD y otros formatos

DocuWare dispone de varios métodos de importación. Puede utilizar el ratón para arrastrar los archivos a las bandejas o usar el menú de importación. Para importar de manera automática grandes volúmenes de archivos, DocuWare puede supervisar cualquier carpeta del sistema de archivos.

El cliente DocuWare está disponible en un navegador o en Windows para almacenar y procesar documentos. Asimismo, DocuWare dispone de un método de trabajo alternativo y eficaz mediante la integración directa en Windows Explorer. Con el Windows Explorer Client, empresarialDocuWare aparece como una carpeta independiente en el sistema de archivos de Microsoft. Esta carpeta visualiza los archivadores. Los documentos o incluso directorios completos se pueden almacenar desde Windows con el método de arrastrar y soltar. De este modo cada archivo se indexa automáticamente. Además, la integración en el explorador de Windows permite almacenar los documentos desde cualquier aplicación de Windows. Esta acción se realiza de la manera habitual, es decir, con el comando “Guardar como”. El proceso de indexación se efectúa automáticamente al seleccionar el archivador deseado o mediante un diálogo de almacenamiento.

Cualquier información de los archivos es útil para categorizar e indexar. De este modo, los archivos se almacenan automáticamente o con información adicional que se introduce manualmente. También es posible usar diálogos de almacenamiento personalizados con el SDK (Software Developer Kit) de DocuWare.

Los archivos, importados en su formato original, pueden visualizarse con el visor universal de DocuWare o bien con el programa original con el que se crearon. Con el controlador de impresora de DocuWare también pueden archivarse documentos imprimiéndolos desde el programa original. A partir de la impresión del archivo, se genera una réplica exacta del documento que se almacena en el archivador de DocuWare en un proceso en segundo plano mientras se imprime el documento. En los documentos que usan un formato común, por ejemplo facturas salientes, presupuestos o albaránes de entrega, los índices se extraen directamente del documento. Así se almacenan los documentos de forma totalmente automática.

Documentos comunes y datos existentes

DocuWare puede integrarse en cualquier sistema empresarial mediante interfaces y funciones universales. Los documentos creados internamente como facturas, libros de contabilidad o informes se archivan automáticamente con DocuWare. Para ello se importa la impresión del sistema operativo Windows mediante una función estándar de DocuWare, o se importan archivos de cola de impresión de otros entornos como AS/400 con el módulo opcional COLD/READ.* Los datos de impresión se almacenan como documentos individuales, se categorizan, indexan y almacenan en el archivador. DocuWare también puede superponer formularios y membretes. Esto permite, si hace falta, visualizar los documentos archivados como réplicas exactas del documento original.

DocuWare importa automáticamente datos que es preciso conservar por razones legales para poder consultarlos. Si el sistema original o una herramienta de análisis necesitan los datos posteriormente, DocuWare los exportará conservando el nombre de archivo y el formato originales.

Correo electrónico

La documentación de los procesos empresariales también abarca la importación de los correos electrónicos. El correo electrónico puede gestionarse junto con otros documentos relacionados y organizarse conforme a los mismos criterios. DocuWare puede importar mensajes de correo electrónico desde Microsoft Outlook/Exchange, o desde Lotus Notes/Domino.

Para realizar la indexación automática se utilizan datos como el emisor, el destinatario, la fecha y el asunto. Los nombres de personas y empresas se complementan con información tomada de libretas de direcciones o bases de datos de contactos. El proceso de almacenamiento puede realizarse de modo totalmente automático o con la intervención del usuario (para confirmar o corregir).

Importación de documentos