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Ubicaciones remotas y usuarios móviles

Una de las ventajas más importantes de la gestión documental electrónica es la posibilidad de disponer de los documentos y expedientes desde cualquier lugar. Con DocuWare, los usuarios pueden acceder por Internet a los archivadores del repositorio central, con la serie completa de funciones, en parte a través del Web Client y en parte a través de programas cliente. También se facilita la integración de usuarios móviles, por ejemplo con Smartphones,* y sin perjudicar los estándares de alta seguridad de DocuWare.

Sincronización de archivadores

Es posible sincronizar entre sí archivadores en distintas ubicaciones. Un minucioso conjunto de reglas determina qué documentos de un archivador situado dentro de la central deben sincronizarse con el archivador ubicado en una delegación subordinada (y viceversa). Así, se garantiza que tanto la sede central como la local trabajen con el mismo contenido, con tiempos de respuesta mínimos y sin sobrecargar líneas de datos. Es un método óptimo de integrar filiales y sucursales, tanto nacionales como internacionales, en el sistema de gestión documental.

Procesos de flujo de trabajo independientes de la ubicación

La arquitectura de DocuWare integra los flujos documentales en escenarios con usuarios que se conecten desde otras delegaciones o desde casa. Incluso los usuarios móviles pueden participar en el proceso. La eficacia, especialmente en comparación con los flujos de trabajo basados en papel, se incrementa de forma significativa y la notificación opcional por correo electrónico* acelera aún más los flujos documentales en las ubicaciones remotas y los usuarios móviles.